Sprawna komunikacja między oddziałami

W tym artykule dowiesz się, jakie korzyści przynosi sieciowanie central z różnych lokalizacji w jeden spójny system. Przedstawimy przykład zastosowania takiego połączenia w urzędzie fikcyjnego miasta Platanowo. Pokażemy, jak łatwo skonfigurować sieciowanie w serwerach Platan.

W poprzednich artykułach zamieszczonych na blogu opisywaliśmy zalety korzystania z central telefonicznych, m.in. w artykule Czy małej firmie jest potrzebna centrala?  opisywaliśmy funkcje, z których użytkownicy w firmie oraz urzędzie mogą korzystać. Funkcja sieciowania central telefonicznych pozwala dodatkowo na połączenie w jeden system z wszystkimi funkcjonalnościami centrali kilkunastu oddziałów, sklepów, departamentów lub innych jednostek organizacyjnych.

Sieciowanie – główne zalety

Łatwa komunikacja pomiędzy użytkownikami w oddziałach

Użytkownicy w komunikacji wewnętrznej posługują się skróconą numeracją wewnętrzną, nie muszą pamiętać numerów publicznych do połączeń między oddziałami.

Międzyoddziałowe grupy osób odbierających połączenia

Zdarza się, że osoby o zbliżonych kompetencjach oraz posiadające takie same zadania w organizacji pracują w różnych oddziałach terenowych. Dzięki połączeniu ich w Grupy Wspólnego Wywołania (GWW) pracownicy będą dostępni pod jednym numerem w ruchu wewnętrznym oraz będzie można do nich trafić z systemu zapowiedzi (IVR) w ruchu przychodzącym miejskim.

Sygnalizacja zajętości abonentów

Osoby, które potrzebują bieżącego podglądu stanu zajętości poszczególnych telefonów (np. recepcjoniści), a także kierownicy czy prezesi firm widzą w swoich telefonach IP oraz systemowych, kto aktualnie rozmawia, nawet w odległej lokalizacji. Sygnalizują to zapalone lampki przy numerach osób rozmawiających lub wywoływanych. Bez niej o zajętości dowiedzieliby się dopiero po wybraniu numeru i usłyszeniu w słuchawce odpowiedniego sygnału.

Ograniczenie łączy miejskich, a co za tym idzie – kosztów

Sprawne zaprojektowanie sieciowania pozwoli na jednej spójnej numeracji miejskiej, od jednego operatora, kierować ruch telefoniczny po oddziałach rozlokowanych niekoniecznie w jednej strefie numeracyjnej. Takie rozwiązanie powoduje, że łącze telekomunikacyjne będzie dostarczone tylko do głównego obiektu, nie będzie potrzeby podłączania linii miejskich do pozostałych obiektów, co zmniejszy liczbę niezbędnych linii od operatora.

Korzystanie z linii miejskich innych oddziałów

Powyższą korzyść odczują szczególnie firmy i organizacje, które mają oddziały w różnych krajach, szczególnie poza UE. W takich przypadkach możemy również wykonywać tanie połączenia za pośrednictwem linii miejskich zagranicznej jednostki, a różnica w kosztach będzie szczególnie zauważalna, gdy będziemy chcieli dzwonić w ten sposób na zagraniczne telefony komórkowe.

Dodatkową zaletą korzystania z linii miejskich oddziału zagranicznego jest prezentacja numerem lokalnym danego kraju. Może to mieć wpływ na chęć odebrania tej rozmowy przez abonenta, do którego się dzwoni. Zastanówmy się, jak reagujemy na połączenia przychodzące z zagranicy? Czy nie prędzej podniesiemy słuchawkę, gdy na wyświetlaczu pojawia się krajowy numer?

W naszym mieście funkcjonuje Urząd Miasta Platanowo oraz podległe mu jednostki organizacyjne, tj.:

• Urząd Stanu Cywilnego,
• Miejski Ośrodek Pomocy,
• Zakład Komunikacji Miejskiej,
• Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji,
• Zespoły szkół, przedszkoli i żłobków,
• Oddziały biblioteki miejskiej,
• Straż Miejska,
• Miejski Zarząd Nieruchomości,
• Miejski Zarząd Dróg i Zieleni.

Jak widać, jednostek usprawniających funkcjonowanie miasta jest wiele i tylko niektóre zostały wymienione. Mieszczą się ona w różnych częściach Platanowa. Aby mieszkańcom żyło się przyjemnie i aby sprawnie mogli komunikować się z urzędem, postanowiono, że wszystkie jednostki zostaną połączone w spójny system telekomunikacyjny z jednym głównym numerem telefonu. Dzięki takiemu rozwiązaniu mieszkańcy zapamiętują tylko jeden numer. Po jego wybraniu petent poprzez przyjazny system interaktywnych zapowiedzi głosowych (więcej w artykule: Zrób dobre wrażenie – pomogą komunikaty głosowe) uzyskuje szybko połączenie z miejscem, w którym załatwi swoją sprawę. (A ci, którzy wolą dzwonić bezpośrednio, zawsze mogą wybierać bezpośrednie numery DDI).

Dzięki jednorodności systemu mieszkaniec – nawet jeśli się pomyli w wyborze numeru albo okaże się, że powinien trafić do innej instytucji – jest sprawnie kierowany do właściwej jednostki przez zwykłe przełączenie rozmowy. Inaczej musiałby się rozłączyć i wybrać ponownie numer innego urzędu. Mieszkańcy dzięki temu są obsługiwani sprawniej, wszystko załatwiają w jednym miejscu, mają więcej życzliwości dla urzędników.

Urząd może dla bezpieczeństwa i poprawy jakości obsługi rejestrować i gromadzić treści rozmów prowadzonych we wszystkich lub wybranych jednostkach (więcej w artykule: Jak ustawić zapowiedź dla osób dzwoniących na numery DDI?). Dodatkowo urząd może monitorować ruch telefoniczny do poszczególnych jednostek i w najbardziej obciążonych włączać mechanizm kolejkowania połączeń. Informuje on, że dzwoniący zostanie wkrótce obsłużony, podaje, w jakiej kolejności (miejsce w kolejce) i w jakim przewidywanym czasie. Ułatwia obsługę niemal jak numerek na poczcie. Zamiast sygnału zajętości daje to oczekującym konkretną informację zwrotną  i możliwość zdecydowania o oczekiwaniu.

Platanowo po połączeniu wszystkich miejskich jednostek w spójny system podpisało umowę z operatorem telekomunikacyjnym, który świadczy usługę wielokanałowych łączy w oparciu o technologię VoIP (więcej w artykule: Usługa SIP trunk – co to jest i czy warto?). Mogło też skorzystać z oferty tradycyjnej telefonii. Jedna umowa ogranicza liczbę faktur spływających do urzędu jako jednostki nadzorującej.

Jak skonfigurować sieciowanie w systemach Platan

Przed przystąpieniem do sieciowania serwerów telekomunikacyjnych należy przygotować plan (scenariusz) sieciowania. W pierwszej kolejności określamy numerację wewnętrzną, jaka będzie wykorzystywana w połączonych systemach. Jeśli centrale już pracują w oddziałach, należy sprawdzić ich plan numeracyjny i w razie konieczności zmodyfikować go w taki sposób, aby dla użytkownika nie była to zmiana rewolucyjna. Najczęściej do numeracji wewnętrznej dodaje się kolejną cyfrę, która jednocześnie może zostać prefiksem oddziału.

Jeżeli projektujemy nowy system i uruchamiamy nowe centrale w oddziałach, to przed sieciowaniem należy skonfigurować lokalne ustawienia serwerów. Zachęcam do przeczytania artykułu: 10 dobrych praktyk w instalacji i konfiguracji systemów Platan, który ułatwi pracę.

Co jest potrzebne do sieciowania serwerów Platan?

Do sprawnego przeprowadzenia procesu sieciowania w systemach IP PBX Server Proxima i PBX Libra należy zapewnić:

• dostęp do sieci LAN/WAN, którą wykorzystamy do sieciowania serwerów;
• kartę VoIP w każdym sieciowanym serwerze – uwaga, karta VoIP może być współdzielona dla potrzeb łączności VoIP i sieciowania;
• licencje na kanały sieciowania w każdym serwerze;
• adresy IP, które zostały przypisane karcie VoIP. W przypadku połączenia z centralami znajdującymi się za NAT należy znać publiczne adresy IP oraz przekierować na routerze port przeznaczony do sieciowania.

Gdzie konfiguruje się sieciowanie serwerów Platan?

Gdy wszystkie powyższe punkty zostaną spełnione, można wykonać ustawienia sieciowania dla poszczególnych par połączonych serwerów w aplikacji LibraWeb/ProximaWeb, w zakładce Sieciowanie → Serwery.

Po połączeniu serwerów w menu: Sieciowanie → Statusy sprawdzamy poprawność połączenia i synchronizację numerów wewnętrznych.

Zapraszamy do obejrzenia webinarium, w którym prezentowaliśmy m.in. nowe sieciowanie serwerów Platan, jego możliwości i sposób konfiguracji:

Kliknij, aby obejrzeć zapis webinarium o sieciowaniu na kanale PlatanPL

Podsumowanie

W artykule omówiliśmy, na czym polega sieciowanie i jakie ma zalety, opisaliśmy przykład wykorzystania funkcji sieciowania w urzędzie miasta oraz podległych mu jednostkach oraz przekazaliśmy podstawowe informacje o sieciowaniu w serwerach Platan.

Pisał do Was:
Tomasz Jaroszewski

Trzy grosze dorzuciła i korektę zrobiła:
Joanna Lewandowska

PS Jeśli spodobał Ci się ten wpis, pomóż nam go upowszechnić. Udostępnij w mediach społecznościowych, wyślij znajomym. Dziękujemy!