Jak zorganizować pracę zdalną?

Jak zorganizować pracę zdalną?

W związku z epidemią koronawirusa wielu pracodawców chce pracownikom zorganizować pracę zdalną. Tak aby został zachowany kontakt telefoniczny między współpracownikami i aby uczestniczyli w odbieraniu połączeń przychodzących do firmy. Podpowiadamy, jak to ułatwić za pomocą systemów Platan.

Podłącz komórkę do centrali

Najszybciej i najprościej skorzystać z portu zewnętrznego. Dzięki temu do numeru wewnętrznego w centrali przypiszemy numer komórkowy czy stacjonarny w innej lokalizacji, np. domowy. Na smartfonie lub innym zewnętrznym telefonie odbierzemy wtedy wszystkie połączenia przychodzące na firmowy numer wewnętrzny. Łatwo je przełączymy, będziemy mogli uczestniczyć w grupach, korzystać z pokoi konferencyjnych i realizować inne funkcje centrali.

O tym, jak działa Multi Phone, a także czym różni się od zwykłych przekierowań na komórkę, pisaliśmy w artykule Smartfon w Multi Phone vs. przekierowania na komórki.

Funkcję opisujemy na stronie Multi Phone i prezentujemy ją krótko w filmie:

Multi Phone - kliknij, aby obejrzeć na kanale PlatanPL

Aby dodatkowo mieć informację o tym, kto dzwoni(ł) na numer wewnętrzny, przyda się darmowa aplikacja Platan mAssistant. Jej działanie przybliżamy w filmie:

Aplikacja Platan mAssistant - kliknij, aby obejrzeć na kanale PlatanPL

Innym sposobem na uzyskanie informacji o numerze, z którego dzwoniono na numer wewnętrzny, jest włączenie automatycznych SMS-ów, wysyłanych przez serwer. Rozwiązanie o tyle prostsze, że można je włączyć globalnie dla wszystkich portów zewnętrznych i nie wymaga instalowania serwera Platan CTI. Różnica jest taka, że SMS-y są wysyłane tylko dla połączeń, których nie odebraliśmy (abyśmy wiedzieli, na jaki numer oddzwonić), podczas gdy w Platan mAssistant otrzymujemy na wyświetlaczu też komunikat o numerze aktualnie do nas dzwoniącym.

Poza smartfonem do numeru wewnętrznego serwera Proxima lub Libra w ramach Multi Phone można także przypisać telefon IP lub wirtualny telefon typu Platan Video Softhone. Pracownik również pod nimi będzie łatwo osiągalny dla klientów, kontrahentów i kolegów. Dla osób kontaktujących się z nim nie zmienia się zatem nic – nadal dzwonią na ten sam numer. Kolejność dzwonienia poszczególnych urządzeń można oczywiście ustalić.

Zaloguj się telefonem IP

Jeśli nie chcesz korzystać ze smartfona, zaloguj się zdalnie telefonem IP do centrali Platan. To co prawda wymaga zabrania takiego telefonu do domu, ale przy dłuższym korzystaniu może okazać się wygodniejsze. Nie wymaga dostępu do tradycyjnych linii telefonicznych, a w domach na ogół mamy wi-fi.

Z telefonu łatwiej wybierać zapisane numery, przełączać i korzystać z innych funkcji centrali, jak przekierowywanie połączeń czy poczta głosowa. Nie grozi wyczerpanie baterii, bo jej nie ma, można też podłączyć słuchawkę nagłowną lub włączyć zestaw głośnomówiący, by jednocześnie wygodnie pisać na komputerze.

W modelach telefonów IP Platan z portami 1 GB wbudowany switch z dwoma portami Ethernet pozwala na podłączenie z routerem jednym przewodem zarówno komputera, jak i telefonu. Nie trzeba mieć dodatkowych przewodów i dwóch wolnych gniazdek w routerze. Modele telefonów IP Platan z wi-fi nie są z kolei ograniczone długością kabla Ethernet od routera, można je postawić w praktycznie dowolnym miejscu w domu.

Jeśli pracownik nie ma firmowej komórki, telefon IP do tymczasowej pracy zdalnej jest korzystnym i praktycznie bezkosztowym rozwiązaniem (nie wymaga przecież abonamentu, nie jest urządzeniem tak osobistym jak smartfon i może być używany w razie potrzeby przez kolejne osoby). Pozwala też oddzielić połączenia służbowe od prywatnych, korzystać z firmowej bazy kontaktów czy włączyć funkcję „Nie przeszkadzać” (DND) po godzinach pracy.

O tym, jak skonfigurować porty VoIP w serwerze Platan oraz ustawić przekierowania na routerze, pisaliśmy w artykule Wideoinstrukcja: Jak zdalnie korzystać z centrali?

Rozmawiaj przez Platan Video Softphone

Funkcję telefonu IP może też pełnić aplikacja Platan Video Softphone. Pozwala ona na internetowe rozmowy telefoniczne, także z przekazem wideo. Poza aplikacją w wersji na PC lub system Android potrzebne będą:

• licencje na porty i konta VoIP w serwerach Proxima, Libra lub centralach Prima / Prima nano,
• opcjonalnie licencje na transmisję wideo na tych portach.

A nawet utwórz zdalne call center

Co więcej, dzięki najnowszej aplikacji Platan Call Monitor osoby pracujące w domach stworzą nawet zdalne call center. Aplikacja wspomaga odbieranie połączeń przez grupę pracowników. Informuje o tym, czy i kto z grupy odebrał połączenia, czy i kto oddzwonił. Jest też narzędziem nadzoru nad osobami pracującymi zdalnie i dostarcza szczegółowych statystyk. Wymaga tylko, aby wszyscy zdalni użytkownicy korzystali z wydzielonej sieci VPN (Virtual Private Network).

Więcej o aplikacji piszemy na stronie Platan Call Monitor.

Zobacz na krótkim filmie, jak działa Platan Call Monitor:
Platan Call Monitor - kliknij, aby obejrzeć animację na kanale PlatanPL

Wykorzystaj licencje tymczasowe

Wszystkie te rozwiązania wymagają odpowiednich licencji. Przypominamy, że można jednorazowo, dla dowolnej liczby użytkowników, skorzystać w Proximie lub Librze z… darmowych 30-dniowych licencji tymczasowych. I to praktycznie od ręki. 
 

To, z których licencji można w ten sposób skorzystać, pokazywaliśmy w filmiku:
Licencje tymczasowe - kliknij, aby obejrzeć film na kanale PlatanPL

Aktualnie dostępne licencje tymczasowe prezentujemy na stronie Licencje tymczasowe.

Aby otrzymać darmowe licencje tymczasowe, należy wysłać na adres centrale(at)platan.pl zamówienie zawierające:

• liczbę i typy potrzebnych licencji tymczasowych,
• numer sterownika serwera,
• token dla licencji tymczasowych widoczny w oprogramowaniu LibraWeb/ProximaWeb.

Otrzymane kody licencji tymczasowych wpisujemy w odpowiednie pola zakładki Administracja -> Licencje programu LibraWeb/ProximaWeb.

Z licencji tymczasowych można skorzystać niezależnie od posiadanych już innych licencji, aby np. szybko zwiększyć liczbę portów czy kont VoIP albo dodać porty zewnętrzne dla Multi Phone.

Poza licencjami dotyczącymi serwerów Proxima i Libra również oprogramowanie Platan Call Monitor można przetestować na dowolnej liczbie użytkowników typu Agent/Manager przez 30 dni. Aby otrzymać darmową licencję tymczasową, należy wysłać na adres centrale(at)platan.pl zamówienie zawierające:

• liczbę i typy użytkowników Platan Call Monitora,
• numer sterownika serwera PBX Proxima/Libra.

Licencję tymczasową Platan Call Monitor wpisuje się bezpośrednio w aplikacji (Panel administratora -> Opcje -> Wczytanie licencji).

Zwiększ przepustowość

Zwiększona liczba osób pracujących zdalnie, zwłaszcza jeśli intensywnie rozmawiają przez telefony, może wymagać szybkiego zwiększenia dla nich przepustowości łączy.

Usługa wielokanałowego łącza Platan SIP trunk do komunikacji głosowej jest dostępna w pakietach od 3 do 30 kanałów. Usługę można zamówić także na czas nieokreślony, według potrzeb. Jeśli dotychczasowa centrala nie radzi sobie z obsługą intensywniejszego ruchu – nowej nie trzeba kupować od razu, można ją nabyć stopniowo, w abonamencie za usługę VoIP, razem z telefonami i dowolnym wyposażeniem.

Sama usługa Platan SIP trunk (nowa lub rozszerzenie dotychczasowej) nie wymaga z kolei fizycznego podłączania żadnych urządzeń czy linii, a jej uruchomienie odbywa się zdalnie.

O usłudze Platan SIP trunk, dostępnych wariantach, usługach dodanych i cenach piszemy w dziale poświęconemu usługom VoIP. Wady i zalety takiego rozwiązania oraz sposoby dopasowania go do swoich potrzeb omawialiśmy w artykule Usługa SIP trunk – co to jest i czy warto?

Natomiast o konfiguracji usług SIP trunk (Platan i innych operatorów) w serwerach Platan pisaliśmy w artykule Jak skonfigurować SIP trunk w serwerach Platan?

Skonfiguruj zdalnie przez mojacentrala.pl

Ponadto wszystkie ustawienia w serwerach Proxima i Libra, a nawet centrali Prima można wykonać zdalnie, poprzez platformę mojacentrala.pl. Instalator nie musi więc pojawiać się w firmie, w której ma dostosować telefonię do pracy zdalnej.

Podsumowanie

Przedstawiliśmy w skrócie informacje o tym, w jaki sposób można zorganizować łączność telefoniczną dla osób pracujących z domów, z wykorzystaniem serwerów Platan, telefonów IP i aplikacji je wspierających. Polecamy korzystanie z portów zewnętrznych i komórek przypisanych w ramach Multi Phone wraz z aplikacją Platan mAssistant ułatwiającą obsługę na smartfonach połączeń kierowanych przez centralę.

Z numerami wewnętrznymi można też powiązać telefony IP i aplikację Platan Video Softphone. Firmom szczególnie dbającym o obsługę każdego klienta przyda się możliwość stworzenia zdalnego call center z aplikacją  Platan Call Monitor. Dla ułatwienia i przyspieszenia uruchomienia łączności do pracy domowej proponujemy wykorzystanie licencji tymczasowych i zdalnej konfiguracji serwera przez platformę mojacentrala.pl. Warto również pamiętać o zapewnieniu odpowiedniej przepustowości łączy dla zwiększonej liczby połączeń, np. przez usługę Platan SIP trunk.

Mamy nadzieję, że informacje o możliwościach pracy zdalnej będą przydatne nie tylko w czasie pandemii. Życzymy wszystkim zdrowia.

.

Pisała dla Was:
Joanna Lewandowska

PS Zobacz także zapis webinarium poświęconego organizacji pracy zdalnej:
Praca zdalna z wykorzystaniem systemów Platan - kliknij, aby obejrzeć 

Jeśli spodobał Ci się ten wpis, pomóż nam go upowszechnić. Udostępnij w mediach społecznościowych, wyślij znajomym. Dziękujemy!