Smartfon w Multi Phone vs przekierowania na komórkę

Dla zapewnienia większej swobody połączeń możemy w ramach usługi Multi Phone w serwerach Proxima / Proxima plus i Libra przypisać do swojego numeru wewnętrznego numer telefonu komórkowego. Czemu warto to zrobić? Czy nie można tego samego osiągnąć zwykłym przekierowaniem połączeń na komórkę? Porównajmy obie opcje i zobaczmy, dlaczego smartfon zdefiniowany jako port zewnętrzny w Multi Phone bije na głowę zwykłe przekierowania na komórkę.

Przekierowania połączeń na komórkę

Zacznijmy od przekierowań (przenoszenia) połączeń z centrali na komórkę. Większość z nas na co dzień korzysta ze smartfona. Jednak jeśli uczestniczymy w obsłudze ruchu przychodzącego do firmowej centrali, a jednocześnie czasem pracujemy z dala od biurka, możemy takie połączenia przekierować. Przykładowo na komórkę, inny numer wewnętrzny, miejski czy pocztę głosową. Takie przekierowania (przeniesienia) można zrobić:

• bezwarunkowo (każde połączenie centrala będzie od razu przekierowywała),
• po czasie (przekieruje, jeśli nie odbierzemy telefonu stacjonarnego przez wskazany czas),
• gdy nasz numer wewnętrzny jest zajęty (chociaż w tym wypadku przekierowanie na własną komórkę będzie miało mniej sensu),
• gdy korzystamy ze stacjonarnego telefonu VoIP, który jest niedostępny (wylogowany).

Mankamenty przekierowań

Przekierowanie połączeń to całkiem przydatna opcja, którą w każdej chwili możemy samodzielnie włączyć i wyłączyć. Nie wymaga żadnych licencji, potrzebne są jedynie uprawnienia do wykonywania przekierowań na numery zewnętrzne. Ma jednak pewne mankamenty:

• nie widzimy, kto do nas dzwoni – na wyświetlaczu komórki połączenie przekierowane zaprezentuje się naszym numerem wewnętrznym;
• przy przekierowanych połączeniach nie skorzystamy z aplikacji Platan mAssistant ani z SMS-ów informujących o numerze, który dzwonił na centralę,
• jeśli więc nie zdążymy odebrać – nie będziemy mogli oddzwonić,
• przekierowanego połączenia nie przekażemy z powrotem na inny numer wewnętrzny, aby np. coś skonsultować ze współpracownikami,
• z komórki, która tylko odbiera przekierowane rozmowy, nie przechwycimy połączenia kolegi, gdy np. dzwoni u niego telefon na biurku,
• jeśli nagrywamy rozmowy, to aby nagrać te przekierowywane, trzeba włączyć nagrywanie linii miejskich, a nagrania wyszukiwać po numerze komórkowym,
• jeśli należymy do Grupy Wspólnego Wywołania, to po przekazaniu połączenia na komórkę centrala zwalnia nasz numer wewnętrzny. A skoro numer nie będzie zajęty, to będą do niego kierowani kolejni dzwoniący – co może zaburzyć pracę całej grupy.

Co jeszcze można zrobić ze smartfona

Dodajmy, że poza odbieraniem przekierowanych połączeń możemy zalogować się komórką do Libry czy Proximy, aby skorzystać z innych funkcji serwera. (O logowaniu się telefonem VoIP do central pisaliśmy w artykule Wideoinstrukcja: Jak zdalnie korzystać z centrali telefonicznej). I tak:

• wejdziemy do pokoju konferencyjnego (ale go nie utworzymy),
• będziemy mogli sterować urządzeniami zewnętrznymi typu brama wjazdowa, zapalanie lampy czy elektrycznie zamykane drzwi,
• wykonamy połączenie wychodzące na koszt centrali, prezentując się numerem firmowym. Jednak sam proces logowania do centrali i wybierania długich ciągów cyfr nie zachęca do korzystania z tej możliwości.

Te niedogodności rozwiązuje zastosowanie smartfona jako port zewnętrzny (w usłudze Multi Phone).

Czym jest Multi Phone i port zewnętrzny?

Usługa Multi Phone pozwala na przypisanie nawet czterech dowolnego typu telefonów (np. analogowego, DECT, systemowego, VoIP) do jednego numeru wewnętrznego centrali. Można także  przypisać numery miejskie – stacjonarne lub komórkowe. Będą one traktowane w Multi Phone jak porty zewnętrzne (i tylko te porty zewnętrzne są licencjonowane).

Więcej o samej usłudze i przykładach jej zastosowania można poczytać na stronie Multi Phone. Przybliża ją także poniższy krótki film:
Kliknij, aby obejrzeć animację o Multi Phone na kanale PlatanPL

Najprościej mówiąc – smartfon w Multi Phone jest traktowany przez Librę lub Proximę jak jakikolwiek inny telefon. Łatwiej się go konfiguruje, może uczestniczyć w firmowej organizacji ruchu telefonicznego. Wszystkie połączenia kierowane do niego czy wykonywane z niego przez centralę można monitorować razem z innymi portami w Grosiku. Spójrzmy dokładniej, co możemy zrobić smartfonem zdefiniowanym jako port zewnętrzny.

Smartfon jako port zewnętrzny w Multi Phone

Dzięki zdefiniowaniu smartfona jako port zewnętrzny serwera PBX możemy:

• uczestniczyć w firmowej organizacji ruchu telefonicznego. Odbierać na komórce połączenia przychodzące na numer wewnętrzny (zarówno bezpośredni DDI, jak i wybrany na zapowiedzi), do Grupy Wspólnego Wywołania, zgodnie z preferowanym scenariuszem. Telefon zadzwoni od razu lub z opóźnieniem w stosunku do innego telefonu Multi. Jednak – w odróżnieniu od rozmowy przekierowanej – nawet jeśli odbierzemy połączenie na komórce, to serwer będzie „widział” nasz numer wewnętrzny jako zajęty. Nie będzie więc kierował do niego kolejnych wywołań. Zajętość będzie widoczna dla innych użytkowników na telefonach systemowych, IP oraz w aplikacji Platan CTI;
• po odebraniu połączenia z centrali na smartfonie, mimo że serwer nie kieruje do nas kolejnych połączeń i numer wewnętrzny jest zajęty, to z innego telefonu Multi przypisanego do tego numeru możemy jednocześnie wykonać połączenie wychodzące. Czyli przykładowo podniesiemy słuchawkę telefonu na biurku i poprosimy kogoś o doniesienie potrzebnych dokumentów;
• przechwycać komórką połączenie przychodzące na inny numer wewnętrzny (konkretny lub należący do Grupy Pickup);
• przełączać tak odebrane połączenie na inny numer wewnętrzny (zamiast prosić dzwoniącego o ponowne wybranie innego numeru). Możemy po konsultacji wrócić do rozmówcy. Albo zaparkować połączenie (# + swój numer wewnętrzny) i… kontynuować rozmowę np. na aparacie stacjonarnym, gdy rozładowuje się bateria;
• tworzyć pokoje konferencyjne, organizować telekonferencje i dołączać do innych;
• prościej i szybciej sterować urządzeniami zewnętrznymi, odbierać dzwonienia z bramofonu i realizować większość usług centrali dostępnych dla użytkowników wewnętrznych. W tym… ustawić inny typ przekierowania, np. na numer kolegi lub pocztę głosową, gdy jesteśmy na urlopie.

Dzięki aplikacjom można dodatkowo:

• nagrywać rozmowy prowadzone przez smartfona, również wychodzące, o ile będą realizowane przez centralę. Nagrania nie zajmują pamięci telefonu. Będą one dostępne w aplikacji Agent 003, tak jak rozmowy pozostałych numerów wewnętrznych. (O tym, jak informować rozmówców o nagrywaniu, pisaliśmy m.in. w Jak ustawić zapowiedź głosową dla osób dzwoniących na numery DDI);
• korzystać z aplikacji Platan mAssistant i/lub dodatkowych SMS-ów, które informują o tym, kto do nas dzwonił;
  Zobacz na filmie, jak działa Platan mAssistant
• również dzięki Platan mAssistant łatwo wykonywać ze smartfona połączenia wychodzące przez serwer PBX. Dla każdego kontaktu w książce zapiszemy, czy połączenia z nim mają być realizowane przez serwer Platan, czy przez sieć GSM. Samo zestawianie połączeń odbywa się automatycznie. Nie trzeba wybierać długich kodów do logowania, jak w przypadku wdzwaniania się do centrali i wykonywania połączeń z uprawnionego telefonu komórkowego;
• korzystać z bezpłatnej wtyczki do przeglądarek Platan Click2Call. Pozwala ona na szybkie wybieranie numerów telefonicznych pojawiających się na stronach internetowych. Wtyczka zamienia znalezione na stronach ciągi cyfr na aktywne linki. Po kliknięciu serwer PBX zestawia z nimi połączenie, również dla telefonu komórkowego zdefiniowanego jako Multi. To doskonałe rozwiązanie zwłaszcza dla osób aktywnie poszukujących klientów lub prowadzących sklepy internetowe;
• korzystać z aplikacji Platan Call Monitor tak jak użytkownicy innych telefonów. Dostępna jest zarówno dla agentów obsługujących ruch telefoniczny w grupie osób, jak i managera nadzorującego pracę grupy agentów.

Podsumowanie

Jak więc wygląda porównanie możliwości smartfona zdefiniowanego jako port zewnętrzny w Multi Phone vs przekierowanie połączeń na komórkę? Przypomnieliśmy, jakie są typy przekierowań i co można zrealizować w serwerze PBX Proxima lub Libra zdalnie z komórki. Następnie omówiliśmy port zewnętrzny i usługę Multi Phone. Podaliśmy przykłady, jak można pracować z komórką przypisaną w serwerze PBX do numeru wewnętrznego.

A można nią robić praktycznie to samo, co każdym innym telefonem stacjonarnym. Można nawet zrezygnować z telefonów stacjonarnych i korzystać z samych komórek, łącząc ich zalety mobilne z funkcjonalnością serwerów Platan. Wcale nie trzeba też być przywiązanym do swojego biurka. Dla innych użytkowników systemu PBX i osób dzwoniących z zewnątrz będziemy słyszani tak, jakbyśmy byli w biurze. A do tego realizacja funkcji będzie prostsza niż w podobnie działających wirtualnych centralkach GSM. Jak w takim razie wypada smartfon jako port zewnętrzny wobec przekierowań i zwykłego logowania komórki do centrali? Czyż nie bije ich na głowę?

Pisała do Was:
Joanna Lewandowska

PS Jeśli spodobał Ci się ten wpis, pomóż nam go upowszechnić. Udostępnij w mediach społecznościowych, wyślij znajomym. Dziękujemy!